Zarządzanie – personalizacja – czy są tym samym?

Zarządzanie dokumentami oraz personalizacja dokumentów to dwa wątki zasadniczo powiązane z z dokumentacją w formie papierowej a także elektronicznej. Jako administrowanie dokumentami rozumiemy między innymi takie operacje jak np. sortowanie bądź też magazynowanie. Proces personalizacji to trochę odchodzący wątek od powyższego zarządzania. Personalizacja koncentruje się bardziej wokół posiadaczy wybranych dokumentów. Wykonując ksero dowodu czy też wykonując ksero któregokolwiek dowodu poddajemy się personalizacji. Te dwa punkty  scharakteryzujemy w sposób takiż, aby każdy pojął ich funkcje i wpływ.

1. Zarządzanie dokumentami – z punktu widzenia każdego informatyka zarządzanie plikami na komputerze to nic innego jak ich kategoryzowanie, dopasowywanie i magazynowanie. Dokumentacją w wersji elektronicznej zarządza się o wiele swobodniej aniżeli dokumentami papierowymi. Istnieją także przeróżne programy usprawniające poszczególne czynności oraz repozytoria online, w jakich w każdym momencie możemy zamieścić osobiste dane. Jeśli chodzi o dokumenty w formie papierowej zobaczymy trochę inne funkcje.By odpowiednio zarządzać dokumentami w postaci papierowej musimy dysponować wytyczonym celowo miejscem oraz pracownikami, którzy będą się tym zajmować. Coraz to częściej jednostki rezygnują z dokumentacji papierowej na korzyść wersji elektronicznej, gdyż rozwiązania IT znacznie dostosowują ich komfort pracy. Dokumentacja w wersji elektronicznej jest również bardziej bezpieczna na paru nośnikach danych aniżeli dokumentacja papierowa w kilkunastu a nawet kilkudziesięciu archiwach. Zarządzanie dokumentacją to proces nadzwyczaj złożony jak wspomnieliśmy już o tym na początku. W jego skład wchodzą:  sortowanie, składowanie oraz nieraz ocenianie poszczególnych dokumentów. Założenie te jest coraz systematyczniej udzielane przez zewnętrzne instytucje specjalizujące się w zarządzaniu dokumentami.

2. Personalizacja dokumentów – trudno jest wskazać na to dokładnie czym jest personalizacja. Jedno jest pewne – jest to postępowanie, w którym każdy z nas na pewno uczestniczył. Przekazywanie danych osobowych na pismo w wersji cyfrowej również może być nazwane personalizacją. Aczkolwiek proces ów dostrzega się w czasie wyrabiania dowodów osobistych. Najczęściej personalizację dokumentów stosują instytucje urzędowe, jednakże coraz regularniej zdarza się, że są to również instytucje prywatne. Personalizacja dokumentów jako osobna usługa jest już dostępna w internecie, której dostarczaniem zajmują się przeróżne firmy komputerowe bądź informatyczne.

Para procesów bardzo istotnych w terminologii dokumentów to zarządzanie dokumentami i personalizacja dokumentów. Wątek zarządzania jest nam do dziś dnia bardziej znajomy aniżeli wątek personalizacji dokumentów, jednakże ów postępowy system postępowania z dokumentacją elektroniczną coraz częściej uzewnętrzniany jest w życiu przeciętnego człowieka. Powinniśmy przyjrzeć się tym tematom z obydwu stron: także od strony informatycznej jak również administracyjnej.

Dodatkowe informacje na: Personalizacja dokumentów – CK ZETO S.A.